Le recours à la sténographie pour les procès-verbaux du CSE
Quel cadre légal pour le recours à la sténographie ?
Un constat alarmant frappa (tard) le législateur au début des années 2010 : il n’y avait pas de cadre de recours légal à la sténographie dans les réunions des comités d’entreprise. Au sein de ces instances dont le budget de fonctionnement était suffisamment proportionné pour faire appel à ce type de prestations, un employeur légèrement malicieux pouvait tout à fait s’y opposer, et il le faisait par opportunité.
Ainsi, le poste de secrétaire de CE dans les entreprises était fui si l’employeur s’opposait à la présence d’un tiers au cours de la réunion ; en effet, passer des heures à rédiger un procès-verbal d’une réunion interminable n’est pas exactement le rôle le plus valorisant du secrétaire du comité…
Il convient mieux pour ce membre indispensable du comité d’allouer son temps à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme organiser les réunions préparatoires avec les autres membres du comité afin d’étudier l’ordre du jour, d’organiser les activités sociales et culturelles au bénéfice des salariés, d’étudier les projets de la direction …etc.
Cette situation était ubuesque et les premiers lésés étaient les personnels de l’entreprise : ces derniers pouvaient passer des mois sans prendre connaissance des échanges d’une réunion. Nous avons une fois vu un élu dire “mettre au monde un enfant mettait moins de temps que de sortir le PV” des réunions de son entreprise !
Il est vrai que rédiger un PV d’une réunion de plusieurs heures représente une charge de travail monumentale.
La loi REBSAMEN du 17 août 2015 dite “relative au dialogue social et à l’emploi” est venue palier à ce problème en insérant dans le Code du travail un article autorisant le comité d’entreprise à recourir à la sténographie sans que l’employeur ne puisse s’y opposer (révolution source de nombreux débats au Parlement…).
Cet article a été repris à l’identique pour le CSE par les ordonnances MACRON et a été codifié à l’article D. 2315-27 du code du travail :
L'employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l'article L. 2315-34.
Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l'employeur ne peut s'y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l'article L. 2315-3 et qu'il présente comme telles.
Lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.
Sauf si un accord entre l'employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l'employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier.
Comment recourir à la sténographie ?
En reprenant mot à mot l’article précité, le législateur nous dit bien pour y recourir, la décision doit “émaner du comité social et économique” : ce doit donc être une décision collégiale.
Pour ce faire, il vous faut le voter en réunion,
Première étape : inscrire les points ci-dessous à l’ordre du jour de votre réunion ordinaire ou extraordinaire de CSE :
Point n°1 : VOTE DU CSE SUR LA DÉCISION DE RECOURIR AU PRESTATAIRE DE STÉNOGRAPHIE “CSE CONNECT” POUR L’EXTERNALISATION DE LA RÉDACTION DES PV EN APPLICATION DE L’ARTICLE D. 2315-27 DU CODE DU TRAVAIL
Point n°2 : VOTE DU CSE SUR LA DÉCISION DE RECOURIR A L’ENREGISTREMENT DES DÉBATS EN APPLICATION DE L’ARTICLE D. 2315-27 DU CODE DU TRAVAIL
L’article D. 2315-27 fait référence au recours à la sténographie OU au recours à l’enregistrement, il faut donc voter les deux. Il reste possible de voter le recours à la sténographie sans voter le recours à l’enregistrement mais nous vous avouons que c’est plus confortable pour le prestataire de sténographie de revenir sur l’enregistrement quand il y a un doute sur les propos tenus.
Si l’employeur s’oppose à l’inscription de ces points à l’ordre du jour, il se rend coupable de délit d’entrave.Deuxième étape : le voter en réunion tout simplement. Pour le faire valablement il vous faut le voter à la majorité des membres présents, l’article L. 2315-32 du code du travail dispose bien que : “les résolutions du comité social et économique sont prises à la majorité des membres présents”. Pour votre information, parfois les directions acceptent un courrier signé de la main de la majorité des membres titulaires du CSE comme preuve dune décision collégiale.
Le secrétaire du CSE ne peut donc décider dans son coin de recourir à la sténographie. En général les points suivants sont abordés en réunion :
Quel intérêt et quelle motivation pour le CSE de recourir à la sténographie ?
Est ce que le fonctionnement du CSE serait rendu plus “fluide” par l’utilisation de cette prestation ?
Quels délais pour obtenir un procès-verbal en bonne et due forme après la réunion ?
Quel prestataire ?
Quels montants seraient engagés ?
Quelle garantie le prestataire présente en rapport avec le règlement européen sur la protection des données ?
Comment le prestataire a-t-il vocation à traiter les informations confidentielles en réunion ?
Troisième étape : notre expert sténographe viendra à la prochaine réunion de votre CSE afin de retranscrire fidèlement le contenu des débats. Si votre direction le souhaite, nous procédons à une présentation d’environ 10 minutes afin d’expliquer notre fonctionnement et les étapes d’élaboration du procès-verbal
Il est arrivé (très rarement mais tout de même) que, même en présence d’une résolution du CSE votée à la majorité des membres présents, nous trouvions porte close dans l’entreprise le jour de la réunion plénière. Cette pratique inacceptable de certaines directions correspond bien évidemment à un délit d’entrave.
Qui prend en charge les frais de recours à la sténographie ?
Le Code du travail est également clair sur ce point : “[A défaut d’accord entre le CSE et l’employeur], si la décision d’y recourir émane du CSE, les frais sont pris en charge par ce dernier. “
Le budget ayant vocation à financer cette prestation est le budget de fonctionnement, encore appelé budget des activités économiques et professionnelles (“AEP”) en langage comptable.
Quelle suite après la réunion ?
Après la réunion, notre sténographe vous transmettra un projet de PV en format WORD dans le délai prévu contractuellement (entre 3 et 5 jours selon la complexité et la longueur de la mission).
Si votre CSE a également décidé de recourir à l’enregistrement des débats, nous vous ferons également parvenir les enregistrements de cette réunion en format MP3 sans en garder une seule trace de notre côté conformément au règlement européen sur la protection des données . Afin de faciliter sa réécoute, et si vous le souhaitez, ce fichier audio sera accompagné d’un document indiquant à quel moment ont été abordés les sujets (exemple : consultation du CSE sur l’inaptitude d’un salarié, de 1h05 à 1h28 dans le fichire audio).
Une fois le PV reçu par vos soins, vous avez toute lattitude pour le modifier ou pour appeler nos experts si vous hésitez sur une formulation.
Les étapes suivantes dépendent des CSE et de la rédaction de leur règlement intérieur mais en général le PV est ensuite envoyé à l’employeur (le président / directeur général ou le DRH voir le responsable relations sociales) pour qu’il fasse ses “remarques” et aussi aux autres membres du CSE.
Parfois, le CSE est d’abord envoyé aux membres élus du CSE puis à la direction, le Code du travail est plutôt silencieux pour la période d’approbation.
Quelle confidentialité appliquer au prestataire ?
Le Code du travail est clair sur ce point : le prestataire sténographe est soumis à la même confidentialité que les membres du CSE.
Certaines directions sont extrêmement frileuses et nous font en plus signer (inutilement) des clauses de confidentialité de plusieurs dizaines de pages….
Il est cependant tout à fait possible qu’une information confidentielle au sens légal du terme soit abordée en réunion. Si cela était le cas, notre sténographe continuerait à noter les propos mais en les identifiant bien comme “confidentiels” sur le projet de procès-verbal.
Ainsi, deux PV seront rédigés :
un ayant vocation à être diffusé à tous les personnels de l’entreprise où ces informations confidentielles ne seraient pas reprises
un à destination des membres du CSE reprenant la totalité des échanges.
Veuillez quand même à ce que la direction n’abuse pas de la confidentialité en réunion, sinon à quoi bon tenir un CSE si vous ne pouvez même pas en discuter avec les collaborateurs après coup.
Si ma direction reformule des propos ou passages dans le pv ?
La règle est claire : le secrétaire est le seul compétent et habilité pour rédiger le procès-verbal des réunions du CSE ; l’employeur qui s’imiscerait dans cette rédaction se rendrait coupable de délit d’entrave (Cass. crim. 1-12-1987 n° 85-96.612).
Dans la majorité des entreprises, il y a une règle “tacite” entre l’employeur et le secrétaire qui permet d’assurer une certaine stabilité du dialogue social : il est permis à la direction de faire ses remarques sur le contenu du procès-verbal afin que le secrétaire en prenne compte. Dans d’autres structures cependant, la direction change totalement le contenu du PV et modifie le sens des débats et une certaine pression peut être mise sur le secrétaire du CSE….
Les seuls juges de la validité du contenu d’un PV sont les membres titulaires du CSE qui l’adoptent à la majorité des membres présents, l’employeur n’a qu’une voix ; si ce dernier s’oppose à un passage du PV alors il peut tout à fait le préciser dans ledit PV. S’il souhaite vraiment s’opposer à un passage dans un PV, il ne peut que saisir la justice.
Dans tous les cas, l’employeur n’a pas le droit de bloquer la diffusion d’un PV dont il n’est pas d’accord avec le contenu. A défaut, il se rendrait encore coupable de … délit d’entrave.
Si vous souhaitez un devis ou que vous avez besoin de précisions sur le recours à la sténographie à l’enregistrement des débats par le CSE, nous vous invitons à remplir le formulaire ci-dessous, nous reviendrons vers vous dans les plus brefs délais :